Święta Bożego Narodzenia to wyjątkowy czas, także dla przedsiębiorców. Dekoracje świąteczne, spotkania wigilijne, prezenty dla pracowników i kontrahentów… Która z firm każdego roku w grudniu nie staje przed dylematem, czy tego typu wydatki mogą stanowić dla niej koszt podatkowy? Poniższy artykuł powinien rozwiać wszelkie pojawiające się rok rocznie wątpliwości w tym zakresie.
Choinki, bombki i inne ozdoby
Za koszty uzyskania przychodów (w ustawie PIT i CIT) uznaje się koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, a także zachowania albo zabezpieczenia ich źródła, z wyjątkiem tych kosztów, które wymienione zostały w treści obu ustaw podatkowych jako nieuznawane za koszty uzyskania przychodów. W tym negatywnym katalogu znalazły się koszy reprezentacji.
Dla rozstrzygnięcia, czy możliwe jest zaliczenie wydatków na nabycie świątecznych dekoracji w ciężar kosztów uzyskania przychodów konieczne jest zatem ustalenie czy poniesione na ten cel wydatki są wydatkami o charakterze reprezentacji. Przepisy wprawdzie nie definiują tego pojęcia, jednak uznaje się, że wydatki o charakterze reprezentacji służą głównie podniesieniu prestiżu firmy w oczach potencjalnych klientów. Nie sposób jednak uznać, aby racjonalnie poniesione wydatki na zwyczajowo przyjęte ozdoby spełniały te przesłankę.
Zasadniczo zatem nic nie stoi na przeszkodzie by wydatki poniesione na zakup choinki, bombek, stroików, lampek czy innych świątecznych ozdób zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Dekorowanie firmy z okazji Świąt Bożego Narodzenia jest bowiem powszechnym zwyczajem służącym budowaniu pozytywnej atmosfery w kontaktach z klientami i kontrahentami.
Potwierdzenie takiego podejścia można znaleźć w interpretacji Izby Skarbowej w Katowicach z 2 lutego 2014 r. (sygn. IBPBI/1/415-39/14/ESZ). Organ podatkowy nie kwestionował możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków na nabycie dekoracji świątecznych w sytuacji, gdy nie mają one charakteru osobistego, tylko służą w swoim założeniu budowaniu miłej, pozytywnej atmosfery w relacjach z klientami.
Podobnie w interpretacji Izby Skarbowej w Poznaniu z 13 lutego 2008 r. (sygn. ILPB3/423-235/07-2/MC), fiskus nie miał nic przeciwko temu by rozliczyć w podatkowych kosztach wydatki poniesione na zakup dekoracji w postaci choinek, lampek, stroików, bombek, a także zakup usług dekoratorskich w celu udekorowania budynku i pomieszczeń firmy z okazji świąt.
Spotkania wigilijne
Wydatki na organizację wigilijnych spotkań w firmie mogą zostać rozliczone w firmowych kosztach pod warunkiem, że będzie z nich wynikać cel motywacyjno-integracyjny dla pracowników. Raczej nie trudno udowodnić, że organizacja wigilijnego spotkania przyczyni się do integracji pracowników oraz poprawy relacji pomiędzy zatrudnionymi a pracodawcą, co w efekcie wpłynie na rozwój wydajności pracy, a także większą identyfikację pracowników z przedsiębiorstwem. Przy tej okazji warto także zadbać o to, aby na imprezie oprócz świątecznych akcentów, znalazły się też akcenty zawodowe, np.:
- podsumowanie roku,
- wyróżnienie najlepszych pracowników czy
- prezentacja planów na przyszłość.
Na wypadek ewentualnej kontroli fiskusa bez wątpienia będzie to dodatkowy argument przemawiający za rozliczeniem wydatków poniesionych na organizację spotkania wigilijnego w podatkowych kosztach.
W tym kontekście warto zwrócić uwagę na interpretację indywidualną Izby Skarbowej w Warszawie z 11 kwietnia 2012 r. (sygn. IPPB5/423-22/12-2/JC). Zgodnie z jej treścią, przedsiębiorca organizując dla pracowników określoną imprezę, musi jako cel tej imprezy przyjąć zintegrowanie pracowników z firmą oraz między sobą, poprawę atmosfery pracy, wzrost motywacji w zakresie wykonywania obowiązków pracowniczych. Jeżeli nie przyjmie takiego celu, to samo spotkanie polegające m.in. na konsumpcji, czy zabawie nie będzie kosztem uzyskania przychodów. Z takiego spotkania musi wynikać wprost cel motywacyjno-integracyjny dla pracowników, a nie konsumpcja lub przebywanie w swojej obecności jako cel sam w sobie.
Uwaga na współpracowników
Przedsiębiorcy muszą pamiętać, że kosztem podatkowym mogą być wyłącznie wydatki przypadające na etatowców. Zdaniem skarbówki imprezy dla współpracowników na umowach B2B noszą znamiona reprezentacji gdyż w tym przypadku ze współpracownikami B2B danego pracodawcę łączą jedynie powiązania biznesowe jako równorzędnych partnerów. W konsekwencji nie można uznać, że spotkania o charakterze integracyjnym wpływają na zwiększenie przychodów firmy, bądź zabezpieczenie ich źródła.
Prezenty dla pracowników
W przypadku prezentów wręczanych pracownikom, które są finansowane ze środków obrotowych przedsiębiorcy, generalnie nic nie stoi na przeszkodzie by zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów. Inaczej jest w przypadku prezentów sfinansowanych z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS). Wówczas pracodawca pozbawiony jest prawa do zaliczenia wartości prezentów do kosztów podatkowych.
Przekazywanie pracownikom prezentów świątecznych może jednak powodować powstanie po ich stronie przychodu ze stosunku pracy. Brak zapłaty podatku PIT od wręczonego prezentu, jest możliwy, jeżeli wydatki na nabycie prezentów świątecznych sfinansowane zostaną ze środków ZFŚS. Możliwe jest wówczas zastosowanie zwolnienia z opodatkowania, jeżeli łączna wartość wszystkich świadczeń na rzecz danego pracownika w roku podatkowym nie przekroczyła kwoty 1.000 zł (tarcza antykryzysowa podniosła ten limit do 2 tys. zł rocznie i ten wyższy limit nadal obowiązuje). Jeżeli natomiast pracodawca wręczy pracownikom prezenty sfinansowane ze środków obrotowych, pracownicy zapłacą od tej korzyści podatek, niezależnie od wartości otrzymanego prezentu.
Prezenty dla kontrahentów
W wielu firmach zwyczajem jest również przekazywanie świątecznych upominków kontrahentom. Jeśli są one drobnej wartości, a ponadto zostały opatrzone logo firmy – nic nie stoi na przeszkodzie żeby przedsiębiorca obciążył nimi firmowe koszty. Potwierdzenie takiego podejścia znajdziemy m.in. w interpretacji indywidualnej z 14 września 2017 r. (sygn. 0114-KDIP2-2.4010.125.2017.1.AZ), w której organ podatkowy wskazał, że upominki, skierowane do szerokiego grona kontrahentów, przekazywane w opakowaniach z logo firmy, w celu nakłonienia kontrahentów do zakupu towarów lub usług albo nawiązania współpracy, winny być traktowane jako promocja i reklama firmy, tym samym wydatki na ich nabycie stanowią koszty uzyskania przychodów.
Obecnie większość interpretacji indywidualnych organów podatkowych wskazuje na to, że droższe prezenty świąteczne przekazywane wyselekcjonowanej grupie kontrahentów stanowią raczej wydatki na reprezentację i nie mogą być ujęte w kosztach. Przykładowo w interpretacji indywidualnej z dnia 16 czerwca 2021 r. (sygn. 0114-KDIP2-1.4010.89.2021.3.PD) czytamy, że upominki w postaci koszy prezentowych (w których znajdowały się m.in.: kubek, notes, list, wino, miód, plecak) przekazywane kontrahentom należy uznać za koszt reprezentacji.
Również prezenty przekazane kontrahentom (podobnie jak te wręczane pracownikom) mogą podlegać opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Jednak i w tym przypadku przepisy ustawy o PIT wprowadzają możliwość zastosowania zwolnienia z opodatkowania, w przypadku spełnienia dwóch warunków: po pierwsze wartość upominku nie przekroczy kwoty 200 zł brutto i po drugie przekazany prezent będzie związany z promocją i reklamą przedsiębiorcy.
Alkohol na cenzurowanym
Zdaniem organów podatkowych wydatki na zakup alkoholu dla uczestników spotkania wigilijnego trudno powiązać z zakładanym celem poprawy relacji pomiędzy osobami zatrudnionymi w firmie, zwiększeniem motywacji do pracy oraz budowania lojalności wobec pracodawcy. O tym, że wydatki na zakup alkoholu nie przyczyniają się do osiągnięcia lub zabezpieczenia źródła przychodów przeczytamy przykładowo w interpretacji z 30 kwietnia 2020 r. (sygn. 0114-KDIP2-1.4010.37.2020.4.KS).
Tak samo, jeśli chodzi o sprezentowanie kontrahentowi np. butelki wina. Fiskus uznaje, że wydatki na alkohol nie przyczyniają się do zwiększenia przychodów. Nawet jeśli zostanie on zapakowany w firmowe torby. Wręczanie alkoholu to działanie reprezentacyjne. Ma na celu budowanie relacji z kontrahentami, podniesienie prestiżu, wywołanie dobrego wrażenia. Ale nie reklamę. Wydatki nie mogą więc być podatkowym kosztem. Tak uznał organ m.in. w interpretacji indywidualnej z 12 czerwca 2018 r. (sygn. 0111-KDIB2-3.4010.54.2018.2.PB).
Więcej o nietypowych kosztach uzyskania przychodów przeczytasz tutaj:
- Garnitur w kosztach – czy to w ogóle możliwe?
- Czy zakup zegarka można rozliczyć w kosztach?
- Kiedy wydatki na studia wyższe mogą stanowić koszt firmowy?
- Opłaty za przedszkole a koszty uzyskania przychodu
