Samochód osobowy w firmie

Samochód osobowy w firmie to zjawisko dość powszechne – zdecydowana większość przedsiębiorców wykorzystuje auto w swojej działalności, żeby dojechać do siedziby firmy, klienta, księgowej itp. Samochód w prowadzonej działalności może się przyczynić do istotnych oszczędności podatkowych. Koszty jego zakupu, leasingu czy eksploatacji będą bowiem w większym bądź mniejszym stopniu wpływać na obniżkę dochodu do opodatkowania. Jeżeli zastanawiasz się o co chodzi z limitem 150 tys. zł, dlaczego możesz rozliczyć w kosztach tylko 75 proc. wydatków eksploatacyjnych albo dlaczego masz prawo do odliczenia jedynie 50 proc. podatku VAT – koniecznie zapoznaj się z tym artykułem i poznaj zasady rozliczania samochodów osobowych w działalności gospodarczej.

Kupić, leasingować czy wynająć?!

W pierwszej kolejności należy zwrócić uwagę na to, że istnieje kilka różnych form nabycia i wykorzystania samochodów osobowych w firmie:

1. Nabycie na własność i wprowadzenie do środków trwałych,
2. Leasing (operacyjny/finansowy),
3. Najem,
4. Wykorzystanie prywatnego auta niewprowadzonego do środków trwałych.

Nabycie na własność, wprowadzenie do środków trwałych i amortyzacja

Nabycie samochodu na własność w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej, bądź też jeszcze przed formalnym założeniem firmy daje możliwość wprowadzenia tego samochodu do tzw. ewidencji środków trwałych i dokonywania od niego odpisów amortyzacyjnych. Amortyzacja samochodu w firmie oznacza możliwość zaliczenia do kosztów podatkowych wartości samochodu jako środka trwałego. Oznacza to, że co miesiąc uwzględnia się w kosztach wydatki związane z zakupem samochodu.

Odpisy amortyzacyjne – najważniejsze informacje

Amortyzacja standardowa (20%)

Podstawowa stawka amortyzacji dla samochodów osobowych wynosi 20%. Oznacza to, że w ciągu roku do kosztów zaliczymy 20% wartości auta.

Przykład

Jeśli wartość początkowa samochodu to 60.000 zł, w ciągu jednego roku do kosztów zaliczymy 20%, czyli 12.000 zł. Odpis miesięczny to 12.000zł/12 miesięcy = 1.000 zł. Samochód zostanie w pełni zamortyzowany w ciągu 5 lat, licząc od miesiąca następującego po miesiącu wprowadzenia go do działalności.

Amortyzacja przyspieszona (40%)

Jeżeli samochód przed nabyciem był używany przez co najmniej 6 miesięcy to może zostać zamortyzowany nawet dwa razy szybciej w porównaniu do podstawowej metody, pod warunkiem. Dla samochodów używanych można bowiem zastosować amortyzację ze zwiększoną stawką – 40%. Dzięki temu samochód zamortyzujemy już w 2,5 roku.

Przykład

Jeśli wartość początkowa samochodu to 60.000 zł, w ciągu jednego roku do kosztów zaliczymy 40%, czyli 24.000 zł. Odpis miesięczny to 24.000zł/12 miesięcy = 2.000 zł. Samochód zostanie w pełni zamortyzowany w ciągu 2,5 roku, licząc od miesiąca następującego po miesiącu wprowadzenia go do działalności.

Amortyzacja jednorazowa

W sytuacji gdy wartość początkowa samochodu nie przekracza kwoty 10.000 zł, podatnik nie musi umieszczać go w ewidencji środków trwałych i dokonywać odpisów amortyzacyjnych. Może go bowiem zaliczyć jednorazowo w koszty, w miesiącu oddania do używania.

Leasing operacyjny a finansowy

Leasing operacyjny polega na tym, że samochód osobowy, który leasinguje przedsiębiorca jest własnością finansującego (leasingodawcy), a korzystający (leasingobiorca) dokonuje regularnych płatności za jego użytkowanie, tzw. raty leasingowe. Miesięczne raty leasingowe stanowią w tym przypadku koszt uzyskania przychodu korzystającego. Dodatkowo do kosztów uzyskania przychodu można również zaliczyć opłatę wstępną. Pod koniec umowy leasingu finansowego przedsiębiorca może wykupić przedmiot leasingu na własność.

Z kolei w leasingu finansowym (rzadziej spotykany w przypadku samochodów, cześciej przy maszynach) finansujący przekazuje na czas oznaczony prawa do użytkowania przedmiotu leasingu korzystającemu w zamian za raty leasingowe. Własność przedmiotu objętego umową leasingu przechodzi na leasingobiorcę po zakończeniu okresu, który został określony w umowie. Przedmiot leasingu znajduje się w ewidencji środków trwałych leasingobiorcy, który pomimo, iż nie staje się właścicielem rzeczy, jest uprawniony do dokonywania odpisów amortyzacyjnych. Do kosztów, poza amortyzacją leasingobiorca może także zaliczyć część odsetkową raty leasingowej.

Najem

Przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy samochód do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz. W przypadku najmu amortyzacji dokonuje wynajmujący, a kosztem podatkowym przedsiębiorcy jest miesięczna rata za najem. Po upływie okresu najmu samochód najczęściej zwracany jest do wynajmującego i podpisywana jest kolejna umowa na nowy samochód.

Limit 150 tys. zł – o co chodzi?

Z przepisów wynika, że jeśli kupimy samochód osobowy, którego wartość przekracza 150 tys. zł (spalinowy i hybryda) lub 225 tys. zł (elektryczny), to odpisy amortyzacyjne są podatkowym kosztem tylko do tej kwoty. Analogiczne ograniczenia obowiązują w przypadku leasingu, bądź wynajmu auta.

Amortyzacja

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów odpisów amortyzacyjnych z tytułu zużycia samochodu w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej kwotę:

1. 225 000 zł – w przypadku samochodu osobowego będącego pojazdem elektrycznym,
2. 150 000 zł – w przypadku pozostałych samochodów osobowych (spalinowe/hybrydowe).

Po wprowadzeniu do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego o wartości początkowej mniejszej niż 150 tys. zł pełna kwota odpisu amortyzacyjnego zostaje ujęta w kosztach uzyskania przychodu. Natomiast dla droższych zakupów odpis amortyzacyjny od kwoty przekraczającej limit nie pomniejszy podstawy opodatkowania.

Ograniczenie w rozliczaniu kosztów samochodu osobowego o wartości powyżej 150 tys. zł obejmuje nie tylko odpisy amortyzacyjne, ale i dobrowolne ubezpieczenia pojazdu (AC/GAP), których wysokość ustala się na podstawie wartości ubezpieczonego samochodu osobowego.

Uwaga! OC i NNW są w 100% kosztem podatkowym – nie są zależne od wartości samochodu.

Przykład

Pani Ania wprowadziła do ewidencji środków trwałych samochód osobowy. Dodatkowo, została zakupiona polisa ubezpieczeniowa AC, której wartość wynosi 5.000 zł. Wartość pojazdu, którą przyjął ubezpieczyciel, wyniosła 225.000 zł.

Obliczenia: 150.000 zł / 225.000 zł x 5.000 zł = 3.333,33 zł

Z uwagi na to, że przyjęta wartość pojazdu przewyższa limit 150.000 zł, to do kosztów podatkowych będzie możliwe wprowadzenie jedynie kwoty obliczonej w proporcji do wysokości limitu, czyli 3.333,33 zł.

Leasing/najem

Jeśli przedsiębiorca zamierza wyleasingować lub wynająć samochód osobowy kosztujący mniej niż 150 tys. zł (spalinowy/hybryda) lub mniej niż 225 tys. zł (elektryczny), wówczas w koszty uzyskania przychodu może zaliczyć 100 proc. wydatków poniesionych na czynsz inicjalny oraz raty leasingowe. Nie ma tu żadnych dodatkowych ograniczeń. Jeśli natomiast zdecyduje się wziąć w leasing lub wynająć droższe auto, wówczas kosztem uzyskania przychodu będzie tylko ta część czynszu inicjalnego i każdej raty, która proporcjonalnie do ceny samochodu nie przekracza 150 tys. zł (225 tys. jeśli auto jest elektryczne).

Co istotne, zgodnie z przepisami do limitu 150 tys. zł (225 tys. dla aut elektrycznych), który pozwala zaliczyć w koszty całość wydatków związanych z leasingiem wlicza się nie tylko cena netto samochodu osobowego, ale także VAT, którego podatnik nie mógł ewentualnie odliczyć (dotyczy to przedsiębiorców będących podatnikami VAT) – dla nich wartość auta, która pozwoli zmieścić się w limicie wynosi 165.470 zł brutto (134.528 zł netto).

Przykład

Pan Andrzej wziął w leasing samochód o wartości 250.000 zł brutto (203.252,03 zł netto, 46.747,97 zł VAT). Samochód wykorzystuje zarówno do celów służbowych jak i prywatnych, zatem odlicza 50% VAT czyli kwotę 23.374 zł. Kwota netto oraz nieodliczona kwota VAT będzie niezbędna do wyliczenia proporcji kosztu podatkowego i wyniesie 226.626,02 (203.252,03 zł + 23.374 zł). Kwota ta przewyższa limit 150.000 zł.

Obliczenia: 150.000 zł / 226.626,02 zł x 100% = 66,19%

Kwota dopuszczalnego limitu to 66,19% – taka wartość ceny netto i nieodliczonego VAT będzie mogła być kosztem podatkowym.

Ważne! Limit 150 tys. zł (225 tys. zł elektryczne) są niezależne od sposobu wykorzystania samochodu. Przedsiębiorca może wykorzystywać auto wyłącznie na użytek służbowy, a i tak obowiązuje go limit 150 tys. zł (225 tys. zł elektryczne).

Limit 75 proc. KUP – użytek mieszany

Od 1 stycznia 2019 r. podatnik może zaliczać do kosztów uzyskania przychodów tylko 75 proc. wydatków eksploatacyjnych związanych z używaniem samochodu w przypadku, gdy wykorzystuje ten samochód również do celów niezwiązanych z prowadzoną działalnością, czyli również do celów prywatnych (tzw. użytek mieszany).

Do wydatków związanych z używaniem samochodu osobowego (wydatków eksploatacyjnych) zalicza się m.in. wydatki ponoszone na:

• paliwo,
• serwis samochodu,
• wymianę opon,
• myjnię,
• naprawy i części zamienne,
• wymianę płynu hamulcowego oraz płynu do spryskiwaczy,
• opłaty za przejazd autostradą,
• badania diagnostyczne,
• abonament radiowy wyłącznie za radio wykorzystywane w samochodzie,
• czynsz najmu/dzierżawy garażu/miejsca postojowego/parkingu,
• remont powypadkowy samochodu.

Limit 75 proc. dotyczy zarówno samochodów osobowych stanowiących środki trwałe podatnika, jak i używanych na podstawie umów leasingu, najmu, dzierżawy itp.

Ważne! W przypadku czynnych podatników VAT wykorzystujących samochód firmowy do celów mieszanych 50 proc. nieodliczonego VAT stanowi koszt podatkowy, a co za tym idzie, jest brane pod uwagę przy ustalaniu limitu. Przedsiębiorca zwolniony z VAT (nievatowiec) jest uprawniony do zaliczania w koszty uzyskania przychodu kwot brutto widniejących na otrzymywanych fakturach (kwota brutto = kwota z podatkiem VAT).

Przykład

Pan Adam prowadzący kancelarię prawną jest czynny podatnik VAT, posiada w firmie samochód na umowie leasingu operacyjnego. Wykorzystuje go zarówno do celów prywatnych, jak i służbowych. W czerwcu 2023 r. dokonał zakupu paliwa do pojazdu o wartości 1.230 zł brutto. Jaka część faktury będzie stanowiła koszt uzyskania przychodu?

Obliczenia: 75% x (1000 zł + 115 zł nieodliczonego VAT) = 836,25 zł – tyle Pan Adam rozliczy w kosztach

Przykład 

Pani Ewa będąca lekarzem dermatologiem jest podatnikiem VAT zwolnionym i posiada w środkach trwałych swojej firmy samochód osobowy, który użytkuje na cele mieszane. W lipcu 2023 r. Pani Ewa za naprawę samochodu zapłaciła 500 zł brutto. Jaka część faktury będzie stanowiła koszt uzyskania przychodu?

Obliczenia: 75% x 500 zł = 375 zł – tyle Pani Ewa rozliczy w kosztach podatkowych

Co zrobić, aby móc zaliczyć 100 proc. poniesionych wydatków eksploatacyjnych do kosztów firmowych?

Wydatki poniesione na eksploatację w wysokości 100 proc. przedsiębiorca może zaksięgować w kosztach uzyskania przychodu w sytuacji, gdy będzie korzystał z samochodu osobowego tylko i wyłącznie do celów prowadzonej działalności gospodarczej.

Żeby móc odliczać wydatki w pełnej wysokości, konieczne jest jednak prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, czyli tzw. kilometrówki. Dodatkowo, w celu odliczenia pełnej kwoty VAT od paliwa i innych wydatków na eksploatację auta, podatnik musi zawiadomić skarbówkę na druku VAT-26, że samochód służy wyłącznie do działalności gospodarczej. Istotne jest również, żeby dla bezpieczeństwa wprowadzić w firmie regulamin (nawet jeśli firma jest jednoosobowa), z którego jasno będzie wynikać zakaz korzystania z samochodu firmowego na cele prywatne. 

Uwaga! Nievatowcy użytkujący samochody osobowe wyłącznie do celów prowadzonej działalności nie muszą prowadzić szczegółowej ewidencji przebiegu, żeby zaliczać 100 proc. wydatków eksploatacyjnych w koszty. Oznacza to, że jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany przez podatnika VAT zwolnionego wyłącznie na cele firmowe, to mimo braku ww. ewidencji, wydatki związane z używaniem tego pojazdu mogą być kosztem podatkowym w pełnej wysokości, tj. w wysokości 100 proc. kwoty brutto. 

„W związku z tym, że Wnioskodawca używa samochodów osobowych wyłącznie do działalności gospodarczej, a przy tym jest zwolniony z podatku od towarów i usług – nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu i może 100% wydatków związanych z używaniem samochodów osobowych zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Reasumując – koszty uzyskania przychodu związane z użytkowaniem samochodów osobowych w prowadzonej przez Wnioskodawcę pozarolniczej działalności gospodarczej mogą być rozliczane w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w 100% bez prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, tzw. kilometrówki.” – Interpretacja indywidualna z 27 marca 2019 r., sygn.: 0112-KDIL3-3.4011.77.2019.1.MC.

Limit 20% KUP

Jeżeli przedsiębiorca wykorzystuje swój prywatny samochód osobowy, którego nie wprowadził do ewidencji środków trwałych w działalności gospodarczej, to może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów 20 proc. wydatków związanych z eksploatacją takiego samochodu.

W tym przypadku przedsiębiorca nie musi prowadzić kilometrówki. Wystarczające jest żeby samochód był własnością przedsiębiorcy (1) oraz nie znajdował się w ewidencji środków trwałych (2). To wszystko, co trzeba zrobić żeby móc rozliczać w kosztach 20 proc. wydatków poniesionych np. na paliwo, myjnię czy wymianę opon.

To szczególnie istotne dla tych przedsiębiorców, którzy nie chcą wprowadzać swojego samochodu do środków trwałych ze względu na zamiar jego odsprzedaży w niedalekiej przyszłości.

PODATEK VAT

Samochód osobowy użytkowany w sposób mieszany, czyli zarówno na potrzeby działalności, jak i prywatnie daje prawo do odliczenia jedynie 50 proc. podatku VAT:

• od ceny zakupu samochodu,
• od wszystkich opłat związanych z jego leasingiem,
• od nabywanego paliwa,
• od wydatków eksploatacyjnych (serwis, naprawa, części zamienne, wymiana opon itp).

Uwaga! Druga połowa nieodliczonego VAT z każdej faktury wchodzi wraz z wartością netto do rozliczenia kosztów uzyskania przychodu rozliczanych w ramach podatków PIT (dochodowy od osób fizycznych) lub CIT (dochodowy od osób prawnych).

Przedsiębiorca ma prawo odliczać 100 proc. podatku VAT od wszelkich wydatków jedynie w przypadku pojazdów, które są: wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika lub konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą.

Żeby odliczyć 100 proc. podatku VAT od samochodów osobowych wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej przedsiębiorca musi spełnić następujące warunki:

• zgłosić pojazd do urzędu skarbowego na druku VAT-26: informa,cja o pojazdach samochodowych wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej
• prowadzić szczegółową ewidencję przebiegu pojazdu – kilometrówkę do VAT,
• wprowadzić wewnętrzny regulamin użytkowania pojazdu w firmie, który ustali sposób i zasady wykorzystywania pojazdu i jednocześnie wykluczy jego użycie do celów prywatnych.

Jeśli natomiast chodzi o pojazdy, których których konstrukcja w praktyce wyklucza ich użycie w celach prywatnych to ustawodawca przewiduje, że mogą to być samochody typu VAN i pick-up (ale tylko z jednym rzędem siedzeń) oraz niektóre pojazdy specjalne, a także pojazdy typowo ciężarowe.

Więcej szczegółowych informacji nt. rozliczania w firmie samochodów osobowych znajdziesz również w Objaśnieniach Podatkowych Ministerstwa Finansów z dnia 9 kwietnia 2020 r.