Czy prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą masz obowiązek posiadać konto firmowe? Czy jeśli korzystasz wyłącznie z konta prywatnego grożą Ci jakieś negatywne konsekwencje? Jakie są zalety posiadania konta firmowego? Wielu przedsiębiorców, szczególnie tych rozpoczynających prowadzenie własnego biznesu zadaje sobie te i podobne pytania. Temat firmowego rachunku bankowego budzi bowiem wiele wątpliwości. W dzisiejszym artykule postaram się rozwiać je wszystkie tak, żeby odpowiedź na pytanie, czy konto firmowe jest obowiązkowe stała się wreszcie oczywista.
Konto prywatne jako firmowe
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, a konkretniej art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców – osoba prowadząca działalność gospodarczą jest zobowiązana rozliczać się za pośrednictwem rachunku bankowego w przypadku, gdy:
- drugą stroną transakcji jest inny przedsiębiorca oraz
- wartość transakcji przekracza 15.000 zł (od 1 stycznia 2024 r. limit ten zostanie zmniejszony do 8.000 zł).
Przepis ten nie przewiduje jednak, aby rozliczenie to musiało nastąpić za pośrednictwem tzw. „firmowego” rachunku bankowego. Brak jednoznacznego wskazania z jakiego konta należy dokonywać przelewów oznacza z kolei, że na ten moment ciągle jeszcze posiadanie konta firmowego nie jest niezbędnym elementem prowadzenia firmy, a co najważniejsze jego brak nie rodzi żadnych negatywnych konsekwencji. Tym samym nic nie stoi na przeszkodzie, aby dla celów prowadzenia swojej działalności wykorzystywać konto prywatne.
Co ważne, obowiązek rozliczania się za pomocą rachunku bankowego w przypadku transakcji przekraczających 15.000 zł dotyczy tylko kontaktów biznesowych (B2B). W przypadku relacji przedsiębiorca-konsument (B2C) obowiązku korzystania z rachunku bankowego jeszcze nie ma. Zmieni się to dopiero od 2024 r. Wówczas zacznie bowiem obowiązywać limit dla transakcji bezgotówkowych pomiędzy przedsiębiorcą a konsumentem – w wysokości 20 000 zł.
Kto musi otworzyć konto firmowe?
Choć przepisy prawne nie wymagają od osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą posiadania konta firmowego to jednak – jak to zwykle w prawie podatkowym bywa – od każdej reguły są pewne wyjątki. Nie inaczej jest także w tym przypadku.
Bezwzględny obowiązek posiadania firmowego konta mają podatnicy podatku VAT, na których ciążą obowiązki związane z:
- tzw. białą listą oraz
- mechanizmem podzielonej płatności.
Biała lista
Biała lista to wykaz podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT. Znajdują się na niej tylko i wyłącznie rachunki, które mają charakter firmowy. W wykazie tym nie są ujmowane prywatne rachunki bankowe.
Każda płatność powyżej 15.000 zł musi być dokonana na rachunek kontrahenta, który znajduje się na wspomnianej białej liście. W przeciwnym razie dany wydatek nie będzie mógł zostać uznany za koszt uzyskania przychodu. Dodatkowo przedsiębiorca, który dokona wpłaty z pominięciem białej listy będzie ponosił ryzyko odpowiedzialności solidarnej ze swoim kontrahentem za zaległości podatkowe.
Więcej informacji na temat białej listy znajdziesz tutaj.
Split payment
Poza białą listą, przelewy muszą być realizowane przez konto firmowe w przypadku płatności realizowanych przy wykorzystaniu mechanizm podzielonej płatności (MPP). Konto firmowe należy założyć, jeżeli:
- zapłata dotyczy towarów i usług wrażliwych określonych w załączniku Nr 15 ustawy o VAT, wśród których znajduje się m.in. paliwo, stal, metale szlachetne, węgiel, usługi budowlane, telefony, konsole czy urządzenia elektryczne,
- należność przekracza 15 tysięcy złotych,
- obie strony transakcji są podatnikami VAT czynnymi.
Nie ma możliwości dokonywania płatności podzielonych przy zastosowaniu konta prywatnego.
Więcej informacji na temat mechanizmu podzielonej płatności znajdziesz tutaj.
Jak założyć konto firmowe?
Żeby założyć konto firmowe trzeba być już wpisanym do CEIDG i mieć nadany numer NIP. Zatem nie da się tego zrobić przed otwarciem działalności gospodarczej oraz w przypadku prowadzenia działalności nierejestrowanej. Konto firmowe można założyć przez Internet.
Zalety posiadania firmowego konta
Jakie korzyści płyną z posiadania firmowego konta? Jest ich na pewno o wiele więcej w porównaniu do tych płynących z posiadania konta prywatnego. Poniżej wskazałam tylko niektóre z nich:
- możliwość rozdzielenia finansów prywatnych od firmowych,
- zdecydowanie lepszy wgląd w sytuację finansową firmy,
- możliwość bieżącej kontroli przychodów i kosztów związanych z prowadzeniem działalności,
- możliwość zaliczenia do kosztów firmowych opłat związanych z prowadzeniem rachunku bankowego.
Nie zapominajmy też, że od 1 lipca 2022 r. skarbówka weszła w posiadanie szerszych uprawnień do prześwietlania rachunku bankowego każdej osoby fizycznej. Z tego względu najbardziej racjonalnym rozwiązaniem zdaje się odseparowanie konta prywatnego od tego związanego z prowadzeniem działalności gospodarczej.
