Czy każdy przedsiębiorca, który świadczy usługi bądź sprzedaje towary na rzecz osób fizycznych nieprowadzących dzałalności albo rolników ryczałtowych – musi posiadać kasę fiskalną? To pytanie nierzadko zadają sobie osoby, które chcą założyć firmę, albo już ją mają i zastanawiają się, czy to przypadkiem nie jest właśnie ten moment, w którym powinni nabyć kasę fiskalną. Wszelkie Twoje wątpliwości w kontekście obowiązku posiadania kasy fiskalnej powinien rozwiać poniższy artykuł.
Kto musi korzystać z kasy fiskalnej?
Nie każdy przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej. Obowiązek ten został wskazany w art. 111 ust. 1 ustawy o VAT. Zgodnie z jego brzmieniem kas fiskalnych powinni używać przedsiębiorcy, którzy sprzedają towary lub usługi:
- osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej lub
- rolnikom ryczałtowym, czyli dokonującym dostawy produktów rolnych pochodzących z własnej działalności rolniczej lub świadczącym usługi rolnicze, którzy korzystają ze zwolnienia w podatku VAT.
Zatem jedynie w przypadku, gdy Twoja firma będzie świadczyć usługi na rzecz podmiotów nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych będziesz zobowiązany do zakupu kasy fiskalnej oraz prawidłowego ewidencjonowania sprzedaży przy jej użyciu. Od tej zasady są pewne wyjątki, o czym więcej przeczytasz poniżej.
Uwaga! Obowiązkiem prowadzenia ewidencji przy pomocy kasy rejestrującej obciążeni są nie tylko podatnicy VAT czynni, ale także zwolnieni z VAT ze względu na przedmiot transakcji lub podmiot dokonujący czynności (patrz wyrok WSA w Bydgoszczy z 15.03.2011 r.,sygn. akt I SA/Bd 19/11).
Kto na pewno nie musi mieć kasy fiskalnej?
Obowiązek posiadania kasy fiskalnej nie dotyczy tych przedsiębiorców, którzy prowadzą sprzedaż towarów lub usług tylko i wyłącznie na rzecz innych firm, organizacji czy organów administracji państwowej – a więc najogólniej rzecz ujmując – działają w sektorze B2B.
Rodzaje zwolnień z obowiązku posiadania kasy fiskalnej
Od obowiązku ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących przewidziano pewne wyjątki, które szczegółowo określone są w rozporządzeniu Ministra Finansów z 22 grudnia 2021 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Zwolnienia określone w tym rozporządzeniu obowiązują od 1 stycznia 2022 r. do 31 grudnia 2023 r. i dzielą się na:
- zwolnienie podmiotowe, tj. zwolnienie całej sprzedaży, która powinna być ewidencjonowana za pomocą kasy, jeśli obrót ze sprzedaży dokonywanej na rzecz „nie-przedsiębiorców” lub rolników ryczałtowych nie przekroczył w poprzednim roku podatkowym 20 tys. zł,
- zwolnienie przedmiotowe, tj. zwolnienie wybranych kategorii towarów lub usług,
- zwolnienie ze względu na strukturę sprzedaży.
ZWOLNIENIE PODMIOTOWE (limit 20 tys. zł)
Szczegółowe warunki zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej różnią się w zależności od tego, czy przedsiębiorca prowadził już sprzedaż w poprzednim roku podatkowym, czy też dopiero ją rozpoczyna w bieżącym roku.
a. Sprzedaż prowadzona w poprzednim roku
Nie musisz mieć kasy fiskalnej, jeśli prowadziłeś sprzedaż w poprzednim roku podatkowym i Twój obrót na rzecz osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej, lub rolników ryczałtowych nie przekroczył 20 tys. zł i jednocześnie nie miałeś obowiązku ewidencjonowania sprzedaży lub nie przestałeś spełniać warunków do zwolnienia z tego obowiązku.
b. Sprzedaż rozpoczęta w bieżącym roku podatkowym
Nie musisz mieć kasy fiskalnej, jeśli rozpoczynasz sprzedaż w bieżącym roku podatkowym i przewidujesz, że Twój obrót ze sprzedaży towarów lub usług osobom fizycznym, które nie prowadzą własnej firmy, i rolnikom ryczałtowym nie przekroczy kwoty 20 tys. zł. Obrót wyliczasz w proporcji do okresu jego realizacji w danym roku podatkowym.
Uwaga! Zwolnienie traci moc po upływie 2 miesięcy następujących po miesiącu, w którym limit 20 tys. zł został przekroczony. Termin ten liczy się od końca miesiąca, w którym limit został przekroczony.
Przykład
Pan Tomasz 5 maja 2023 roku przekroczył limit 20 tys. zł sprzedaży na rzecz osób fizycznych. Od 1 sierpnia 2023 roku nie przysługuje mu prawo do zwolnienia i musi korzystać z kasy fiskalnej.
Jak obliczyć obrót?
Jeśli chodzi o sposób obliczenia kwoty obrotów uprawniającej do zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania za pomocą kas, to polega on na sumowaniu całej sprzedaży dokonanej na rzecz „nie-przedsiębiorców” oraz rolników ryczałtowych.
W przypadku przedsiębiorców, którzy są czynnymi podatnikami VAT, limit na kasę fiskalną ustala się na podstawie wartości sprzedaży netto. Z kolei w przypadku przedsiębiorców korzystających ze zwolnienia z podatku VAT do wyliczenia tego limitu należy wziąć wartość sprzedaży brutto, jaka została dokonana na rzecz osób prywatnych, jak również rolników ryczałtowych.
Co istotne, do obrotu tego nie wliczamy sprzedaży nieruchomości oraz środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji, pod warunkiem udokumentowania tych czynności fakturą.
Limit jest wyliczany proporcjonalnie do czasu prowadzenia działalności.
Przykład
Pan Kamil rozpoczął działalność gospodarczą 2 sierpnia 2023 roku. Jego głównymi klientami są osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej. Działalność została rozpoczęta w trakcie roku, dlatego Pan Kamil będzie zobowiązany do zainstalowania kasy po przekroczeniu limitu, który należy ustalić proporcjonalnie: 20.000 zł x (151 dni pozostałych do końca roku / 365 dni roku) = 8273.97 zł – oznacza to, że Pan Kamil będzie musiał zainstalować kasę fiskalną w 2023 roku przy obrocie przekraczającym kwotę 8273.97 zł.
ZWOLNIENIE PRZEDMIOTOWE
Na podstawie § 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z 22 grudnia 2021 r., z obowiązku ewidencjonowania w danym roku podatkowym, nie dłużej jednak niż do dnia 31 grudnia 2023 r. bez względu na wysokość obrotu i bez względu na to, czy podatnik stosuje już kasy do ewidencjonowania innych czynności – zwalnia się sprzedaż w zakresie czynności wymienionych w załączniku do rozporządzenia (patrz tutaj).
ZWOLNIENIE ZE WZGLĘDU NA STRUKTURĘ SPRZEDAŻY
Jeśli sprzedajesz towary bezwzględnie objęte obowiązkiem ewidencjonowania na kasie, ale stanowią one tylko nieznaczną część Twojego obrotu, możesz skorzystać ze zwolnienia ze względu na strukturę sprzedaży.
Zwolnienie to przewiduje sytuację, w której przedsiębiorca sprzedaje towary lub usługi, które są zwolnione z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży (przykładowo sprzedaż towarów lub usług przez internet w systemie wysyłkowym) i w każdym z dwóch półroczy poprzedniego roku podatkowego oraz w całym poprzednim roku podatkowym udziału obrotu z tej sprzedaży w zestawieniu z całkowitym obrotem, który przedsiębiorca prowadził na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej czy rolników ryczałtowych był wyższy niż 80%.
Uwaga! Zwolnienie traci moc po upływie 2 miesięcy, licząc od końca półrocza danego roku podatkowego, w którym z niego korzystasz, jeżeli w okresie tego półrocza udział procentowy obrotu był równy albo niższy niż 80%.
Wykaz czynności zwolnionych z obowiązku ewidencjonowania na kasie fiskalnej znajdziesz tutaj. Należą do nich m.in. usługi związane z rolnictwem, chowem i hodowlą zwierząt, usługi finansowe i ubezpieczeniowe, niektóre usługi związane z rynkiem nieruchomości, usługi notarialne czy sprzedaż towarów lub usług przez internet w systemie wysyłkowym.
PRZYJMOWANIE PŁATNOŚCI PRZEZ INTERNET A KASA FISKALNA
Zgodnie z punktem 36 oraz 37 Załącznika do rozporządzenia Ministra Finansów z 22 grudnia 2021 r., z obowiązku ewidencjonowania zwolniona jest:
- dostawa towarów w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi), jeżeli dostawca towaru otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność w postaci bezgotówkowej, a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana,
- świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność w formie bezgotówkowej, a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła.
Pamiętaj! Jeśli przyjmujesz płatności wyłącznie bezgotówkowo – obowiązek posiadania kasy Cię nie dotyczy, nawet jeśli sprzedaż na rzecz osób fizycznych przekroczy 20 tys. zł.
W praktyce oznacza to, że jeśli przedsiębiorca prowadzi sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i przyjmuje płatności za pośrednictwem banku (czyli np. przelew internetowy, BLIK), a towary dostarcza wysyłkowo (bez możliwości odbioru osobistego w punkcie) – to nie musi mieć kasy fiskalnej. Tak samo w przypadku usług – jeśli przedsiębiorca za wyświadczoną usługę otrzyma płatność prosto na konto bankowe, to nie musi mieć kasy fiskalnej.
Fakt, iż płatność Blikiem zwalnia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej organy podatkowe potwierdzają również w wydawanych interpretacjach indywidualnych. O jedną z nich wystąpił przedsiębiorca prowadzący usługi psychoterapeutyczne, którego klientami są głównie osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej. Spodziewał się, że w najbliższym czasie przychody, które uzyskuje od tych osób przekroczą roczny próg 20.000 zł. Chciał się więc upewnić, że nie będzie musiał kupować kasy fiskalnej, jeżeli klienci będą mu płacić tradycyjnym przelewem bankowym lub Blikiem. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 21 listopada 2022 r. o sygn. 0111-KDIB3-2.4012.606.2022.2.ASZ potwierdził, że nie trzeba ewidencjonować sprzedaży na kasie fiskalnej, jeżeli klienci płacą za usługi za pomocą aplikacji Blik, o ile z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła.
Ważne! Pamiętaj, że z ewidencji dowodów dokumentujących zapłatę musi jednoznacznie wynikać jakiej czynności ona dotyczy. Należy więc uczulać klientów by przelewy opisywali w taki sposób, aby można było bez problemu zidentyfikować za co jest zapłata.
Wyłączenia od możliwości skorzystania ze zwolnień
Jak to zazwyczaj w podatkach bywa – od każdej reguły są pewne wyjątki. Nie inaczej jest w tym przypadku. Opisane wyżej zwolnienia niestety nie dotyczą przedsiębiorców, którzy sprzedają towary lub usługi objęte bezwzględnym obowiązkiem ewidencjonowania. Ci przedsiębiorcy muszą ewidencjonować sprzedaż na kasie fiskalnej niezależnie od wielkości obrotu. W świetle obowiązujących przepisów ewidencjonowaniu na kasie bez względu na wysokość sprzedaży podlega m.in.:
- dostawa:
- gazu płynnego,
- części do silników spalinowych,
- nadwozia do pojazdów silnikowych,
- wyrobów tytoniowych,
- napojów alkoholowych,
- perfum i wód toaletowych,
- sprzętu fotograficznego, sprzętu radiowego, telekomunikacyjnego i telewizyjnego,
- świadczenie usług:
- przewozu osób i ich bagażu podręcznego taksówkami,
- naprawy pojazdów silnikowych i motorowerów,
- wulkanizacji,
- w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów,
- usług prawnych,
- doradztwa podatkowego,
- świadczone przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo,
- fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne.
Kompletna lista towarów i usług objętych obowiązkiem ewidencjonowania znajduje się w §4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 2021 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Od tej reguły również jest pewien wyjątek! Ze zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej mogą bowiem skorzystać usługi w zakresie opieki medycznej, usługi prawne oraz usługi doradztwa podatkowego – jeżeli ich świadczenie ma miejsce wyłącznie przy wykorzystaniu środków porozumiewania się na odległość, lub ich rezultat jest przekazywany wyłącznie przy wykorzystaniu tych środków, a zapłata odbywa się za pośrednictwem przelewu (patrz §4 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia).
PODSUMOWANIE
Jeżeli swoje towary lub usługi sprzedajesz wyłącznie na rzecz innych przedsiębiorców (B2B), ewentualnie organizacji i organów administracji samorządowej i państwowej – kasa fiskalna Cię nie dotyczy. Obowiązkiem posiadania kasy fiskalnej nie musisz się również przejmować, jeśli Twój obrót ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych nie przekroczy w danym roku 20.000 zł (jeśli rozpoczynasz działalność w trakcie roku, to limit ten należy obliczyć proporcjonalnie do liczby dni pozostałych do końca roku). Pamiętaj, że nie każdy może skorzystać ze zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Istnieje określona kategoria czynności, dla których bezwzględnie należy mieć kasę.
