Biała lista podatników VAT jest obowiązującą od września 2019 r. ogólnodostępną i bezpłatną bazą danych, która zawiera informacje o podmiotach zarejestrowanych jako podatnicy VAT, wykreślonych z rejestru lub przywróconych do rejestru VAT. Od 1 stycznia 2020 r. nabywcy, który przeleje na konto spoza białej listy należność dotyczącą transakcji o wartości przekraczającej 15 tys. zł, grozi utrata prawa do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu ustaw o CIT i PIT. Do tego dochodzi odpowiedzialność solidarna za niezapłacony przez sprzedawcę podatek VAT od tej transakcji.
Co zrobić, żeby uratować firmowe koszty, gdy zapłata za fakturę trafiła na konto, którego nie ma na białej liście?
Negatywnych konsekwencji takiego działania można uniknąć, jeżeli w ciągu 7 dni podatnik powiadom urząd skarbowy na formularzu ZAW-NR o płatności dokonanej na rachunek spoza białej listy. (Uwaga! W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii w związku z COVID-19, termin ten wynosi 14 dni od daty zlecenia przelewu). Zawiadomienie należy złożyć do urzędu skarbowego właściwego dla podatnika, który dokonał zapłaty należności.
Jednak, co w sytuacji, gdy podatnik nie dochowa tego terminu?
Jest na to pewne rozwiązanie. W tym celu, sprzedawca powinien dokonać zwrotu otrzymanej płatności, a nabywca raz jeszcze dokonać zapłaty już na rachunek bankowy zawarty na białej liście. Wystarczy więc cofnąć transakcję i przeprowadzić ją raz jeszcze. Takie postępowanie uchroni przed utratą prawa do uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu.
Powyższe rozwiązanie zostało zaaprobowane przez Ministerstwo Finansów w interprelacji poselskiej nr 2109 z dnia 6 marca 2020 r., sygn. DD6.054.2.2020. Minister Finansów wskazał w niej, że jeżeli pierwotne transakcje zapłaty zostały anulowane zarówno po stronie kupującego jak i sprzedającego, a następnie ponownie uregulowano należności ale już na rachunek z białej listy to w konsekwencji podatnik zachowa prawo do uznania wydatków z tak przeprowadzonych transakcji jako koszty uzyskania przychodu.
To dobra wiadomość dla kupujących, którzy nie wypełnili w terminie swoich obowiązków, jednak pod warunkiem, że kontrahent wyrazi zgodę na zwrot zapłaconych pieniędzy i ponowienie przelewu.
A co jeżeli po anulowaniu płatności sprzedawca nadal nie posiada rachunku bankowego znajdującego się na białej liście? Cóż, nabywca towaru bądź usługi nie ma na to wpływu. Istotne jest by wówczas dokonał zgłoszenia dokonania płatności na rachunek spoza białej listy na formularzu ZAW-NR w ustawowym terminie. To uchroni jego wydatek przed wyłączeniem z kosztów uzyskania przychodów.
Co ważne, w przypadku płatności z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności, tzw. „split payment”, podatnik nie podlega sankcjom związanym z wyłączeniem wydatków z kosztów uzyskania przychodów. Zatem nawet w przypadku zapłaty na rachunek niewidniejący na białej liście, podatnicy – o ile zastosują split payment nie poniosą z tego tytułu żadnych negatywnych konsekwencji. Mechanizm podzielonej płatności zwalnia tym samym z obowiązku weryfikowania zleceń płatności z białą listą rachunków bankowych.
