Planujesz postawić pierwsze kroki w biznesie jednak nie czujesz się na siłach by od razu rejestrować działalność? Czy możesz świadczyć usługi i sprzedawać produkty bez konieczności formalnego zakładania firmy? Czym jest działalność nierejestrowana? Jakie są korzyści z tej formy działalności i jakie warunki należy spełnić, by móc ją prowadzić? Odpowiedzi na wszystkie te pytania znajdziesz w poniższym artykule.
Pojęcie działalności nierejestrowanej
Działalność nierejestrowana (nierejestrowana lub nieewidencjonowana – pojęcia te używane są zamiennie) to drobna działalność zarobkowa osób fizycznych, która ze względu na niski poziom przychodów nie jest uznawana za działalność gospodarczą. Z tego też powodu żeby ją prowadzić, nie musisz mieć wpisu w rejestrze CEIDG, czyli w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Nie musisz również niczego zgłaszać w urzędzie skarbowym ani GUSie (nie potrzebujesz numerów identyfikacyjnych NIP i REGON). Tym samym założenie działalności nierejestrowanej pozbawione jest jakichkolwiek formalności. Wystarczy po prostu zacząć realizować swój pomysł na biznes.
Co istotne, nic nie stoi na przeszkodzie by prowadzenie działalności nierejestrowanej łączyć z pracą na etacie bądź umową zlecenie i to niezależnie od tego, jak wysokie wynagrodzenie otrzymujesz z tych tytułów.
Jakie warunki należy spełnić by skorzystać z działalności nierejestrowanej?
Możesz prowadzić działalność nierejestrową:
- jeżeli przychody z twojej działalności w żadnym miesiącu danego roku nie przekroczą kwoty 50 proc. minimalnego wynagrodzenia za pracę,
- w okresie ostatnich 60 miesięcy (5 lat) nie wykonywałeś/aś działalności gospodarczej*,
- działalność, którą chcesz prowadzić nie wymaga zezwolenia, koncesji albo wpisu do rejestru działalności regulowanej,
- działalność będziesz prowadzić samodzielnie, tzn. nie możesz jej prowadzić ze wspólnikiem.
* Możesz prowadzić działalność nierejestrową, nawet jeśli masz zarejestrowaną firmę, ale jej działalność w ostatnich 60 miesiącach była zawieszona. Co do zasady, zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej liczone jest jak jej niewykonywanie.
Limit przychodów
Przychody z działalności nierejestrowanej nie mogą miesięcznie przekroczyć kwoty 50 proc. minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w danym roku, czyli w 2023 roku:
- od 1 stycznia do 30 czerwca – 1745 zł,
- od 1 lipca do 31 grudnia – 1800 zł.
Żeby sprawdzić, czy kwota miesięcznego przychodu mieści się w tym limicie, należy wziąć pod uwagę otrzymane oraz należne (!!) kwoty ze sprzedaży towarów bądź usług. Kwoty otrzymane to te, które dostajesz w momencie sprzedaży lub przed sprzedażą (tak zwane zaliczki), natomiast kwoty należne to te, których w momencie sprzedaży jeszcze nie otrzymałeś – sprzedałeś towar bądź wykonałeś usługę i wystawiłeś dokument sprzedaży (rachunek, fakturę), ale klient ci jeszcze nie zapłacił.
Jakie są konsekwencje przekroczenia limitu?
Jeśli przekroczysz miesięczny limit przychodu, twoja działalność zostanie uznana za działalność gospodarczą. Od momentu przekroczenia limitu, masz 7 dni na zarejestrowanie działalności gospodarczej w CEIDG. Aby zarejestrować jednoosobową działalność należy złożyć wniosek CEIDG-1. Można tego dokonać przez Internet – szczegóły znajdziesz tutaj.
Pamiętaj, że jako początkującemu przedsiębiorcy, może ci przysługiwać prawo do zwolnienia ze składek na ubezpieczenia społeczne (więcej na ten temat przeczytasz tutaj).
Jakie są obowiązki w działalności nierejestrowanej?
Jeśli zdecydujesz się na prowadzenie działalności nierejestrowanej do Twoich najważniejszych obowiązków będzie należeć:
- prowadzenie uproszczonej ewidencji sprzedaży,
- rozliczanie przychodów z działalności nierejestrowanej w zeznaniu rocznym PIT-36,
- przestrzeganie praw konsumentów (obowiązki związane z reklamacją, zwrotem, naprawą czy odstąpieniem od umowy),
- wystawianie faktury lub rachunku na żądanie kupującego.
Ewidencja sprzedaży
Prowadząc działalność nierejestrową masz obowiązek prowadzić uproszczoną ewidencję sprzedaży. Możesz to robić w formie papierowej lub elektronicznie, na przykład w arkuszu kalkulacyjnym Excel. W ewidencji zapisujesz sprzedaż za dany dzień, nie później niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym. Przepisy nie regulują, jakie dokładnie elementy powinien zawierać uproszczona ewidencja sprzedaży. Zazwyczaj jest to:
- liczba porządkowa,
- data sprzedaży,
- wartość sprzedaży,
- wartość sprzedaży narastająco.
Przykładowa ewidencja sprzedaży:
Wystawianie faktur lub rachunków
Generalnie, prowadząc działalność nierejestrowaną nie masz konieczności wystawiania faktur lub rachunków, chyba że zażąda tego klient. W takiej sytuacji musisz wystawić taki dokument, o który klient konkretnie poprosi. Jeśli nie doprecyzuje – nie ma większego znaczenia, czy otrzyma rachunek czy fakturę. Dokument taki musi jednak zawierać m.in.:
- datę wystawienia,
- numer kolejny,
- dane sprzedawcy i nabywcy,
- nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
- miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
- cenę jednostkową towaru lub usługi,
- kwotę należności ogółem.
Co niezwykle istotne – do wystawiania tych dokumentów nie musisz posiadać żadnych specjalnych programów, ani wzorów. Fakturę albo rachunek możesz przygotować samodzielnie w pliku Word, lub Excelu. Nic nie stoi również na przeszkodzie żeby skorzystać z darmowych generatorów dokumentów sprzedaży, które są dostępne w Internecie.
Dodatkowo pamiętaj też, że przy sprzedaży nierejestrowej wystarczające jest podanie na rachunku lub fakturze swojego imienia i nazwiska – nie ma obowiązku podawania numeru PESEL, czy adresu zamieszkania.
Rozliczenie z urzędem skarbowym
Prowadząc działalność nierejestrowaną nie musisz w ciągu roku płacić żadnych zaliczek na podatek dochodowy. Rozliczenia dokonujesz w zeznaniu rocznym PIT-36. Jest tam dodatkowa rubryka „działalność nierejestrowana”.
W zeznaniu rocznym składanym do urzędu skarbowego możesz odliczyć koszty poniesione w związku z wykonywaną działalnością nierejestrowaną, takie jak na przykład:
- zakup surowców do produkcji wyrobów,
- wydatki na kursy, ebooki, szkolenia,
- konsultacje z doradcą podatkowym etc.
Koszty te powinny być udokumentowane, dlatego nie zapomnij przechowywać wszystkich dowodów zakupów. Pamiętaj, że dokonując zakupów możesz poprosić o wystawienie faktury imiennej – nie potrzebujesz do tego NIPu, nie musisz podawać numeru PESEL – wystarczy Twoje imię i nazwisko oraz adres.
Dochód (czyli przychody – koszty) z działalności nierejestrowanej opodatkowany jest na zasadach ogólnych, czyli skalą podatkową 12% lub 32%. W tym przypadku zastosowanie znajdzie kwota wolna od podatku w wysokości 30.000 zł. Przy czym musisz pamiętać, że przysługuje ona wyłącznie w odniesieniu do jednego źródła przychodów (nie ma odrębnej kwoty wolnej dla działalności nierejestrowanej i przykładowo umowy o pracę).
ZUS – uwaga, pułapka !
Z założenia prowadząc działalność nierejestrowaną nie masz obowiązku odprowadzania jakichkolwiek składek ZUS, zarówno społecznych jak i zdrowotnych. Nie podlegasz bowiem z tego tytułu obowiązkowi rejestracyjnemu. Jest jednak pewne ale…
Ministerstwo Rozwoju i Technologii twierdzi bowiem, iż zwolnienie ze składek przy prowadzeniu firmy bez rejestracji nie dotyczy świadczenia usług. Co to oznacza?
Każdy korzystający z usług osoby prowadzącej działalność nierejestrowaną musi zarejestrować się ZUS jako płatnik składek, zgłosić wykonawcę usługi do ubezpieczeń i opłacić za niego składki do ZUS i NFZ. Analogiczne stanowisko w wydawanych interpretacjach prezentuje ZUS (np. pismo z 24.07.2018 r., sygn. DI/100000/43/822/2018). Jego zdaniem z racji tego, iż działalność nierejestrowa nie jest w istocie działalnością gospodarczą, to relację pomiędzy nabywcą usługi a usługodawcą należy traktować jako umowę zlecenie.
Kiedy więc nie trzeba płacić ZUS-u prowadząc działalność nierejestrowaną?
- Jeśli sprzedajesz wyłącznie wyroby/produkty, np. ręcznie robione czapki z wełny albo
- Jeśli jesteś zatrudniona/y na podstawie umowy o pracę i otrzymujesz z niej przynajmniej minimalne wynagrodzenie.
Czy taka właśnie była idea wprowadzenia do polskiego porządku prawnego działalności nierejestrowanej⁉️ Śmiem wątpić, jednak warto zdawać sobie sprawę z czyhającego zagrożenia.
Czy prowadząc działalność nierejestrowana trzeba mieć kasę fiskalną?
Jeśli przeprowadzasz transakcje tylko i wyłącznie z innymi firmami – obowiązek posiadania kasy fiskalnej w ogóle Cię nie dotyczy. Pojawi się on dopiero wówczas, gdy dokonujesz sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, a Twój obrót przekroczył 20.000 zł w skali roku. Przed tym limitem można się jednak uchronić. Jeśli bowiem płatności za sprzedawane towary bądź świadczone usługi osoba prowadząca działalność nierejestrowaną przyjmuje na swoje konto bankowe – kasy mieć nie trzeba.
Kasa fiskalna będzie potrzebna dopiero w przypadku sprzedaży towarów lub usług objętych bezwzględnym obowiązkiem ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej, takich jak np.: gaz płynny, części do silników spalinowych oraz usługi: przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami, naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, doradztwa podatkowego etc.
Działalność nierejestrowa, a VAT
Podatnicy, którzy prowadzą działalność w niewielkich rozmiarach, w tym działalność nierejestrową, bardzo często korzystają ze zwolnienia z VAT, ponieważ ich sprzedaż w roku poprzedzającym rok podatkowy nie przekracza kwoty 200.000 zł.
Należy przy tym pamiętać, że istnieje pewna grupa czynności, które są bezwzględnie wyłączone z tego zwolnienia takie jak, na przykład sprzedaż części samochodowych, metali szlachetnych, nowych środków transportu czy też usługi prawnicze, doradcze, jubilerskie (więcej na ten temat przeczytasz tutaj). Jeśli twoja działalność obejmuje takie towary lub usługi, musisz zarejestrować się jako czynny podatnik VAT niezależnie od wartości sprzedaży. Więcej szczegółowych informacji na ten temat znajdziesz tutaj.
Na horyzoncie duże zmiany
Wszystko wskazuje na to, że od lipca 2023 r. osoby, które prowadzą drobny biznes, nie będą musiały zakładać działalności gospodarczej, jeśli ich przychody w żadnym miesiącu nie przekroczą 75 proc. kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę (od lipca do grudnia będzie to 2700 zł). Takie kompromisowe rozwiązanie wprowadziła sejmowa komisja nadzwyczajna ds. deregulacji do projektu ustawy o zmianie ustaw w celu likwidowania zbędnych barier administracyjnych i prawnych (klik).
Podsumowanie
Działalność nierejestrowana oznacza:
- Możliwość osiągania przychodu do 1745 zł (a od lipca 2700 zł) miesięcznie bez konieczności rejestrowania firmy.
- Brak składek społecznych i składki zdrowotnej.
- Brak miesięcznych zaliczek na podatek.
- Rozliczenie przychodów w zeznaniu rocznym PIT-36.
- Brak konieczności rozliczania podatku VAT.
- Wystawianie faktur lub rachunków wyłącznie na żądanie klienta.
- Prowadzenie uproszczonej ewidencji sprzedaży.
